はじめに
取らせないといけないのはわかっているけれど、繁忙期が重なると結局消化できないままになってしまう・・・
こうした声は、小規模企業の経営者からよく聞きます。年5日の有給休暇取得は2019年4月から全企業に義務化されており、違反した場合は1人あたり30万円以下の罰金が科せられます。従業員10人が未取得であれば、最大300万円のリスクです。
監査で指摘されてから慌てるのではなく、この記事で時季指定の正しい手順と、よくある違反パターン、管理台帳の使い方を整理しておきましょう。
有給休暇5日取得義務とは何か
労働基準法第39条第7項により、年10日以上の年次有給休暇が付与されたすべての従業員に対し、使用者は年5日を取得させる義務を負います。
対象になる従業員の条件は2点です。
- 雇用から6か月が経過していること
- 出勤率が8割以上であること
この条件を満たすと一般的な正社員で10日の有給が付与されます。パートタイム・アルバイトであっても、所定労働日数に応じた日数が付与され、年10日以上になれば同じ義務が適用されます。
基準日（付与した日）から1年以内に5日取得できていない場合が義務違反です。年度末までに取れれば、という認識では管理がずれる可能性があります。従業員ごとに基準日が異なる点に注意してください。
時季指定とはどういう手順か
会社が従業員に取得時季を指定する手続きを、時季指定と呼びます。従業員が自分から申請しない場合に、会社側から取得日を指定することで義務を果たす手順です。
強制的に日付を押しつけることは法律が想定していません。手順は次のように進めます。
ステップ1：意見聴取
まず、従業員の希望取得時期を聞きます。書面でもメールでも構いませんが、後から証拠として残せる形が安全です。面談の場で口頭確認した内容をメモとして残しておくだけでも実務的には機能します。
聞くべき内容は3点です。
- いつ頃取得したいか
- 連続取得を希望するか、分散取得を希望するか
- 繁忙期として避けたい時期はあるか
ステップ2：取得時期の設定と通知
従業員の希望を聴取したうえで、取得時季を決定します。できる限り希望に沿った日程にするよう努める義務が使用者にあります。会社の繁忙期と重なる場合は時季変更権を行使できますが、その場合は代替の時期を具体的に提示する必要があります。
取得日が決まったら、従業員に書面または電子メールで通知します。◯月◯日に年次有給休暇を取得していただきます、という形で記録が残る形にするのが基本です。
ステップ3：管理台帳へ記録
取得が確定したら、年次有給休暇管理台帳に記録します。管理台帳は法定帳簿であり、3年間の保管が義務付けられていますが、労働者名簿や出勤簿、賃金台帳と併用しても構いません。
よくある違反事例3選
社労士として現場で見てきた中で、特に指摘を受けやすいケースを3つ挙げます。
違反事例1：就業規則に時季指定の根拠規定がない
労働基準法は、使用者が時季指定を行うためには就業規則にその旨を規定することを求めています。就業規則に年次有給休暇の時季指定に関する事項が明記されていない場合、そもそも時季指定を行う権限の根拠がない状態です。
出典：年次有給休暇の時季指定について就業規則に記載しましょう（厚生労働省）
労働基準監督署の調査では、この規定漏れが中小企業で最も多い指摘事項のひとつです。就業規則を確認し、使用者は労働者の意見を聴取したうえで有給休暇の取得時季を指定することができる、旨の条文があるかどうか確認してください。
違反事例2：基準日ベースで管理していない
会社の年度（4月〜3月）に合わせて年度内に5日と管理している事業所が散見されます。義務の履行は従業員ごとの基準日から1年以内です。
例えば、入社日が10月の従業員は翌年9月末が管理の締め切りになります。年度で管理していると、10月入社の従業員が3月末時点では5日に満たなくても年度内はまだ半年あると勘違いしやすく、実際にはすでに義務違反になっているケースがあります。
違反事例3：5日取得済みの確認を怠っている
繁忙期を避けつつ5日取らせようと思っていたが、年度末になって気づいたら残日数が足りなかった、という状況です。これは管理台帳が機能していないことを意味します。
取得残日数のモニタリングを年3回（基準日後3か月・6か月・10か月）程度行うと、消化漏れを未然に防ぎやすくなります。年に1度の確認では手遅れになることがほとんどです。
年次有給休暇管理台帳：最低限必要な項目と運用イメージ
年次有給休暇管理台帳は、従業員1人につき1枚（または1行）作成します。法令で求められる最低限の記載項目は次の3つです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 基準日 | 有給休暇を付与した日 |
| 付与日数 | その年度に付与した日数 |
| 取得時季 | 実際に取得した日付 |
この3項目に加えて、取得済み日数・残日数・時季指定の実施記録を設けると実務上の運用が格段に楽になります。
運用のイメージ（従業員Aさん、基準日4月1日の場合）
| 基準日 | 付与日数 | 取得時季 | 取得済み日数 | 残日数 |
|---|---|---|---|---|
| 2026/4/1 | 12日 | 5/15、7/22、8/13、9/1、11/4 | 5日 | 7日 |
厚生労働省が公開しているExcelテンプレートをそのまま使うことも可能です。勤怠管理システムを導入している場合は、システム上の有給管理画面がこの台帳の代替として機能するケースがほとんどです。
管理台帳は3年間保管する義務があります。退職した従業員のものも退職後3年間は捨てられません。
繁忙期と重なった場合の現実的な対処法
繁忙期は休めない、という実態は多くの小規模企業で共通する悩みです。時季変更権を適切に行使しながら、年間を通じた計画的な取得を促す仕組みを作ることが現実解になります。
具体的には年間計画を年度始めに従業員と話し合い、取得しやすい月を事前に共有しておく方法が機能しやすいです。夏季休暇・年末年始に合わせて有給を連続取得するパターンを推奨すると、従業員も取りやすく会社も管理しやすくなります。
計画年休制度の導入も検討に値します。労使協定を締結することで、特定の日に一斉に有給取得日として設定でき、中小企業では夏季や年末の一斉休業日を計画年休に充てるケースが多く見られます。全員が一斉に取得するのが難しい業種では、部や課、班でわけて取得するケースもあります。
まとめ
有給休暇5日取得義務の要点を整理します。
- 対象は年10日以上の有給が付与された全従業員（正社員・パート問わず）
- 基準日から1年以内に5日取得させなければ罰則の対象になる
- 時季指定には就業規則の根拠規定が必要
- 管理台帳の3項目（基準日・日数・取得時季）は必ず記録し、3年間保管する
義務化から6年が経過した今も、中小企業への監督指導件数は増加傾向にあります。まず就業規則に時季指定の規定があるか確認し、次に管理台帳が従業員ごとに基準日ベースで整備されているかを点検することが最初の一歩です。
しなしながら現実は、従業員一人ひとりの有給日数を紙やExcelで管理する作業は困難を極めます。そのため勤怠管理システムの導入が現実的な選択肢と考えられます。
自社だけでの対応に不安を感じる場合は、専門家への相談をご検討ください。
社労士に相談するメリット
就業規則の整備・管理台帳のフォーマット作成・時季指定の手順設計まで、社労士は一括してサポートできます。監督署からの是正勧告が入る前に体制を整えておくことが、経営リスクを下げる確実な方法です。
弊所では、就業規則への時季指定規定の追加・年次有給休暇管理台帳の整備・従業員への運用説明まで一括してサポートしており、勤怠管理ソフトの導入についてのご相談を受け付けております。現状の管理体制に不安がある場合は、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。初回のご相談は無料です。
